返信しやすい内定承諾メールを書く
良いフォローアップは相手が状況をすぐ思い出せるようにし、次の行動を一つだけ示し、断ることや別の予定を伝える余地を残します。
送信前の判断
- 送る時期
実際の会話、応募、または約束された回答時期を基準に送ります。
- 一つの次の行動
確認、日程、短い会話、依頼された資料のうち、一つの次の行動だけを明確にします。
- 省く内容
不自然な緊急性、応募内容の繰り返し、実際以上に近い関係の表現は避けます。
メッセージの構成
- 件名
職種、会話、イベント、応募、オファーなど共有した状況を示します。
- 冒頭
相手の名前と、自分を思い出せる事実を一つ書きます。
- 本文
今回必要な情報だけを加え、長い資料は繰り返さずリンクや添付にします。
- 結び
答えやすい質問を一つ置き、別の時期や辞退を伝えられる余地を残します。
短い基本構成
角括弧を実際の情報に置き換え、状況や次の行動を増やさない文は削除します。
件名: [共有した状況] | [具体的な次の行動]
[名前]様、[具体的な会話や対応]をありがとうございました。
お話の[実際のテーマ]が、私の[関連する実務の根拠]とつながるためご連絡しました。
[一つの次の行動]はいかがでしょうか。[負担の少ない代替案]でも対応できます。