JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Facilities Assistant (m/w/d)Corporate Account – Real Estate Management Services

Deine Mission

Du bist das Gesicht unseres Kunden Marsh Mc Lennan und sorgst dafür, dass sich Mitarbeiter, Kunden und Besucher vom ersten Moment an willkommen fühlen. Als Facilities Assistant kombinierst Du professionellen Empfang mit administrativer Unterstützung und hilfst dabei, ein reibungslos funktionierendes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Deine Aufgaben Empfangs- und Servicebereich:

• Erster Eindruck: Begrüße und empfange Besucher professionell und herzlich

• Kommunikationszentrale: Bearbeite eingehende Anrufe und leite sie zielgerichtet weiter

• Repräsentation: Halte den Empfangsbereich stets organisiert und einladend

• Zugangskontrolle: Koordiniere Besucherzugänge und stelle Besucherausweise aus

• Service: Biete erstklassigen Kundenservice und beantworte Anfragen kompetent

Administrative Unterstützung:

• Terminkoordination: Unterstütze bei der Planung von Meetings und Terminen

• Post- & Paketmanagement: Verwalte ein- und ausgehende Post sowie Paketzustellungen

• Dokumentation: Führe präzise Aufzeichnungen und verwalte Büromaterialbestände

• Interne Kommunikation: Erstelle und verteile Mitteilungen und Ankündigungen

Büroorganisation:

• Meetingräume: Stelle sicher, dass Besprechungsräume technisch einwandfrei nutzbar sind und nehme Raumreservierungen über das interne Raumbuchungssystem vor

• Event-Koordination: Unterstütze bei der Organisation von Veranstaltungen und Catering

• Materialbestellung: Übernehme Büromaterial- und Sonderbestellungen

• Sicherheit: Verwalte Zugangsberechtigungen und Schlüsselzugänge

• Rechnungsbearbeitung: Arbeite mit unserem internen Rechnungssystem

Gesundheit & Sicherheit:

• Risiko- und Gefahrenmanagement: Erkenne und melde Sicherheitsrisiken oder Vorfälle

• Compliance: Stelle die Einhaltung von Arbeitsschutzrichtlinien sicher

• Technischer Support: Führe regelmäßige Rundgänge durch und melde kleinere Defekte oder Wartungsbedarf umgehend, bleibe hierzu im engen Austausch mit der Office- und Facilities Managerin

• Notfallbereitschaft: Organisiere und überwache die Ersthelferanmeldungen am Standort, sorge für die regelmäßige Wartung und Aktualisierung der AED-Geräte sowie der Erste-Hilfe-Boxen. Idealerweise bist du bereits Ersthelfer oder bist offen es zu werden, und übernimm mit anderen die Rolle des Evakuierungs- und Brandschutzhelfers

Dein Profil

• Ausbildung: Abgeschlossene Schulausbildung • Mindestens eine solide Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikationen

• Erfahrung: Nachweisliche Erfahrung als Empfangskraft oder in administrativen Tätigkeiten

• Kompetenzen:

Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten

• Ausgezeichnete Kundenservice-Orientierung

• Sicherer Umgang mit Office-Software (Microsoft Office Suite, Telefonanlagen)

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Multitasking in dynamischem Umfeld zu setzen • Hohe Detailgenauigkeit sowie ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten

• Sprachkenntnisse: Mindestens Englisch-Grundkenntnisse

Was wir bieten Entwicklung & Umfeld:

• Entrepreneurial und inklusives Arbeitsumfeld bei JLL

• Unterstützung bei der Verwirklichung Deines vollen Potentials

• Möglichkeit, Deine Ambitionen durch unser Total Rewards Program zu verwirklichen

Vergütung & Benefits:

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und attraktives Benefits-Paket

• Umfassende Sozialleistungen

• Langfristige Karriereperspektiven im Facility Management

Arbeitsplatz:

• Arbeit für einen renommierten Kunden (Marsh Mc Lennan)

• Professionelles und modernes Arbeitsumfeld

• Vielfältige und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Bereit für diese spannende Herausforderung?

Dann bewirb Dich jetzt mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen.

Bei JLL sorgen wir dafür, dass Du die beste Version Deiner selbst wirst!

JLL – shape a Brighter Way Location:

On-site –Hamburg, DEU

Job Tags:

Hiring

If this job description resonates with you, we encourage you to apply, even if you don’t meet all the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing.

JLL Privacy Notice

Jones Lang La Salle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

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Jones Lang La Salle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may email us at HRSCLeaves@jll.com. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.