Job Description Summary

L’Assistant(e) Administratif(ve) offre un soutien administratif essentiel afin d’assurer le bon fonctionnement du service dans un environnement de travail bilingue au Québec. Le poste exige de solides compétences organisationnelles, une grande rigueur et une capacité à utiliser des systèmes de gestion intégrés tels que SAP.______________________________________________________________________________

The Administrative Assistant provides comprehensive administrative support to ensure the efficient operation of the department in a Québec-based, bilingual work environment. This role requires strong organizational skills, attention to detail, and the ability to work with enterprise systems such as SAP while supporting internal teams and external partners.

Job Description

Principales responsabilités

Effectuer les tâches administratives quotidiennes (classement, saisie de données, préparation de documents)

Répondre aux appels, courriels et correspondances en français et en anglais

Organiser les réunions, gérer les agendas et assurer la logistique

Rédiger des rapports, présentations et communications internes

Maintenir à jour les dossiers et documents confidentiels conformément aux politiques internes

Utiliser SAP pour soutenir les processus administratifs (saisie de données, rapports, demandes d’achat ou autres fonctions assignées)

Commander les fournitures de bureau et assurer le suivi avec les fournisseurs

Organiser les déplacements professionnels et traiter les notes de frais

Collaborer avec les différents services et contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs

Qualifications et compétences

DEP, DEC ou formation équivalente en administration ou domaine connexe

Minimum de X années d’expérience dans un poste similaire

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Bonne connaissance de SAP (obligatoire)

Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités

Très bonnes habiletés de communication écrite et orale

Sens aigu de la confidentialité et du professionnalisme

Autonomie, rigueur et souci du détail

Exigences linguistiques

Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit

• Requis

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Key Responsibilities

Perform daily administrative tasks including filing, data entry, document preparation, and record management

Answer and direct phone calls, emails, and correspondence in French and English

Schedule meetings, manage calendars, and coordinate logistics

Prepare reports, presentations, and internal communications

Maintain accurate and confidential files in compliance with company policies

Use SAP to support administrative processes (data entry, reporting, purchasing requests, or other assigned functions)

Order office supplies and liaise with vendors

Coordinate travel arrangements and process expense reports

Support coordination between departments and contribute to continuous improvement of administrative processes

Qualifications & Skills

Diploma of Vocational Studies (DEP), college diploma (DEC), or equivalent in administration or a related field

Minimum X years of experience in an administrative assistant or office support role

Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Working knowledge of SAP (required)

Strong organizational and time-management skills

Excellent written and verbal communication skills

Ability to handle confidential information with discretion

Attention to detail, autonomy, and problem-solving abilities

Language Requirements

Fluent in French and English, both spoken and written – required

Additional Information Relocation Assistance Provided: No