Abteilungsassistenz (m/w/d)

Job Description Summary

Job Description Aufgabengebiet:

Informationsverarbeitung / Erledigen von Schreibarbeiten:

• Erfassen und Verarbeiten von Informationen unter Beachtung fachspezifischer Unterlagen (z.B. Erstellen von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen und Vorträge nach Stichworten)
• Schreiben von Berichten (z. B.: nach Stichworten, oder KI unterstützt)
• Fehlende Informationen einholen und ergänzen
• Schriftgut unterschriftsreif vorlegen

Planen und Überwachen von Terminen

• Reisen im In- und Ausland organisieren und abrechnen
• Besuchstermine und Besprechungen mit Geschäftspartnern abstimmen und festlegen
• Vereinbaren und Verfolgen von internen Terminen
• Seminare und Veranstaltungen vorbereiten und in der Ausführung koordinieren

Erteilen von Auskünften

• Erfassen von Geschäftsvorgängen und Erteilen von Auskünften an interne und externe Stellen
• Bearbeitungen von Anfragen veranlassen

Ausführen von Assistenz- und Verwaltungsaufgaben

• An typischen Arbeitsaufgaben des Sachgebietes administrativ mitwirken und mit internen und externen Stellen zusammenarbeiten
• Einfache Fachauskünfte erteilen
• Anwendung der abteilungsüblichen Kommunikationsmittel und Verwaltungs-instrumente
• Für besondere Arbeitsgebiete (z.B. Projekte) Ablage einrichten, abzulegende Dokumente klassifizieren und ablegen
• Zusammenstellen von Statistiken bzw. Unterlagen
• Anfertigen von Schaubildern und Diagrammen nach Skizzen und Tabellen

Steuern des Postdurchlaufs

• Eingangspost sichten, inhaltliche und zeitliche Prioritäten zur Bearbeitung festlegen
• Vorabinformationen an die Betroffenen geben
• Überprüfen der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit
• Versandfertigmachen der Post und Einholen von Unterschriften

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Beruflicher Hintergrund/Berufserfahrung: Erfahrung im angefragten Tätigkeitsbereiche
• Vorkenntnisse in Software/Tools/Systemen: MS Office Kenntnisse
• Sprachkenntnisse und Level: Deutsch und Englisch fließend

Was wir bieten:

• Eine boomende Branche mit zukunftsweisenden Projekten
• Internationale Perspektiven: Zusammenarbeit mit einem vielfältigen, globalen Netzwerk von Branchenexperten
• Kooperatives Umfeld: Eine unterstützende Kultur, die Kreativität und Teamwork fördert
• Attraktives Vergütungspaket plus betriebliche Sozialleistungen

Additional Information Relocation Assistance Provided:

No