Job Title

Administration Specialist

Job Description Summary

Job Description

1. Obsługa administracyjna biura centrum handlowego

• Prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej (mailowej oraz tradycyjnej).
• Zarządzanie obiegiem dokumentów, archiwizacja, wprowadzanie danych do systemów wewnętrznych.
• Przygotowywanie pism, zestawień, raportów oraz prezentacji na potrzeby zespołu zarządzającego.
• Organizacja i bieżące wsparcie pracy biura (zamówienia materiałów biurowych, kontakt z dostawcami, wsparcie w fakturowaniu).

2. Wsparcie zespołu zarządzającego centrum handlowym

• Umawianie spotkań, przygotowywanie kalendarza i materiałów na spotkania.
• Przygotowywanie protokołów ze spotkań i śledzenie realizacji ustaleń.

3. Kontakt z najemcami i partnerami zewnętrznymi

• Udzielanie bieżących informacji najemcom dotyczących regulaminów, akcji marketingowych i kwestii operacyjnych.
• Wsparcie w komunikacji pomiędzy najemcami a zespołem technicznym, marketingowym i bezpieczeństwa.
• Aktualizacja bazy danych najemców oraz dokumentacji najmu.

4. Wsparcie operacyjne funkcjonowania centrum

• Zgłaszanie usterek i koordynacja drobnych napraw z działem technicznym lub firmami zewnętrznymi.
• Rejestracja i dekretacja faktur kosztowych w systemie Yardi
• Wprowadzanie danych do systemu Yardi

5. Wsparcie działań marketingowych

• Pomoc przy organizacji eventów i akcji promocyjnych w centrum handlowym.
• Zbieranie materiałów od najemców do komunikacji marketingowej.
• Aktualizacja danych na potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. tablice informacyjne, portal najemców, i inne).

6. Współpraca z firmami usługowymi

• Koordynacja pracy ochrony, sprzątania i serwisów technicznych w zakresie bieżącej komunikacji administracyjnej.
• Monitorowanie wykonania zleceń i zgłaszanie nieprawidłowości do Technical Managera, Administratora Centrum lub Dyrektora Centrum.

7. Inne zadania administracyjne

• Wsparcie przy przygotowywaniu budżetów, kosztorysów i zestawień finansowych.
• Obsługa gości i interesantów.
• Wykonywanie dodatkowych zadań powierzonych przez zespół zarządzający centrum.

INCO: “Cushman & Wakefield”