Au sein de notre agence CBRE Property Management Lille, nous recherchons un Apprenti Assistant gestion locative H/F. Vous aurez la charge de seconder les gestionnaires locatifs et techniques dans la gestion immobilière et administrative des immeubles qui leur sont confiés sur plusieurs portefeuilles de clients.

• Suivi administratif :

• Compléter les trames des contrats et les plans de prévention,

• Aider au suivi des sinistres multirisque et dommage ouvrage, relance assurance,

• Produire les demandes d’autorisation travaux clients et tenir à jour le tableau de suivi des DAT, honoraires accessoires,

• Aider à l’organisation des calendriers de visites techniques, expertises, huissiers, états des lieux…

• Réceptionner les taxes foncières, renseigner les tableaux de suivi, relance des impôts , classement dans réseau et GED client,

• Réaliser les correspondances, envoi duplicata factures, courrier relance CA, mise à jour assurance locataires, relances vérifications réglementaires, réception des contrats d’entretiens, plans de préventions, décret tertiaire…

• Gérer les courriers entrants et sortants à travers le dossier « courrier » du réseau,

• Suivi des data rooms des sites en gestion : tenir à jour les dossiers sur le réseau informatique,

• Interlocuteur privilégié pour les fournisseurs et locataires :

• De fournir les réponses de premier niveau aux appels téléphoniques reçus, en fonction du niveau d'autonomie sur les questions posées,

• Suivi des règlements fournisseurs :

• Faire référencer les fournisseurs selon les exigence CBRE,

• Produire les bons de commandes et suivre les étapes jusqu’à la parfaite facturation,

• Suivre le traitement des factures, intégration des factures d’huissiers, honoraires, syndic, taxe foncière et assurances, taxe bureaux dans nos logiciels comptables

• Assistanat copropriétés :

• Pour les sites où nous représentons notre client au sein d’une copropriété : préparer la trame des consignes de vote d’assemblée générale, envoi des documents aux clients et au syndic et mise à jour du tableau de suivi,

• Pour les sites où CBRE gère la copropriété : apporter une assistance administrative au gestionnaire copropriété