Coordonnateur(trice) des Installations / Facilities Coordinator

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Ce poste dynamique met en avant l'équipe de gestion des installations, garantissant une résolution proactive et impeccable des divers besoins opérationnels de nos clients.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Répondre aux demandes et aux préoccupations des clients. Fournir un service ponctuel et de qualité aux clients.

Effectuer des suivis auprès des clients pour assurer leur satisfaction.

Créer et assigner des bons de travail à des techniciennes et techniciens, des sous-traitants et des fournisseurs.

Transmettre les bons de travail aux techniciennes et techniciens et aider l’équipe de gestion dans la résolution de problèmes.

Fournir des rapports sur des bons de travail en cours ou terminés et vérifier leur état auprès du fournisseur et de la technicienne ou du technicien affectés au bon.

Tenir à jour les dossiers sur les bons de travail, les propositions et les affaires du service.

Ouvrir des dossiers pour les fournisseurs et vérifier que les documents qu’ils ont remplis sont conformes aux exigences.

Former les fournisseurs sur les procédures relatives aux bons de travail et à la facturation. Traiter les factures et s’assurer que le bon code du centre de coûts est indiqué.

Participer aux inspections sur place des installations.

Utiliser un ordinateur ou un assistant numérique personnel pour le système de bons de travail, les courriels, le Libre-service employé et les formations.

Participer aux formations sur les processus et les procédures.

Accomplir d’autres tâches selon les besoins.

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION

Aucune responsabilité de supervision n’est liée à ce poste.

JOB SUMMARY

This dynamic position champions the facility management team, guaranteeing the proactive and impeccable resolution of our clients' diverse operational needs.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Responds to client inquires and concerns. Ensures timely and quality service delivery to clients.

Follows up with clients to ensure customer satisfaction.

Creates work orders and assigns work orders to multiple technicians, subcontractors and vendors.

Communicates work orders to technicians and assists management in resolving problems.

Provides reports on open and closed work orders and checks status with the appropriate technician or vendor.

Maintains files on work orders, proposals, and department files.

Creates vendor files and checks accuracy on completed paperwork submitted by vendors.

Trains vendors on work order and billing procedures. Processes invoices and ensures proper cost center coding.

Assists with the inspections on the facility campus.

Uses pc and/or PDA for work order system, email, ESS and training.

Assist with process and procedure training.

Other duties may be assigned.

SUPERVISORY RESPONSIBILITIES

No formal supervisory responsibilities in this position.