Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) comptable et administratif très organisé et soucieux du détail pour fournir un soutien comptable et administratif complet, en mettant l'accent sur le soutien de nos opérations françaises. Le candidat idéal parlera couramment le français (écrit et parlé), possédera d'excellentes compétences en communication et s'épanouira dans un environnement dynamique. Ce rôle exige une approche proactive, la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément, d'établir des priorités efficacement et de maintenir la confidentialité.

Responsabilités :

• Support comptable et financier :

• Codification des factures, assurant un traitement précis et rapide des factures.

• Traitement des paiements manuels.

• Participation au processus de tirage du prêt, aide à la documentation et à la coordination.

• Validation des coordonnées bancaires des nouveaux fournisseurs.

• Support RH & Conformité France :

• Coordonner avec le service RH français, envoi d'e-mails à l'équipe et aide aux tâches administratives.

• Organiser et soutenir les élections des salariés français pour le CSE.

• Gérer l'affichage obligatoire des décisions du droit du travail français dans le bureau.

• Gestion de bureau et communication :

• Gérez le courrier physique, y compris le tri, la distribution, la numérisation et l'expédition.

• Gérer et tenir à jour la bibliothèque de documents comptables et réglementaires.

• Accueillir les visiteurs.

• Gestion de l'accès au bureau pour les visiteurs et les nouveaux arrivants, y compris la gestion des badges.

• Configuration, réservation et gestion de la salle de réunion.

• Gérer les fournitures de bureau, en s'assurant d'un inventaire adéquat et en commandant au besoin.

• Coordination de la formation (équipe française) :

Organiser et coordonner les programmes de formation de l'équipe en France, notamment:

• Contacter les sociétés de formation et les prestataires concernés.
• Négociation des honoraires et des contrats.
• Préparation d'une liste restreinte d'options de formation par thème.
• Identifier et obtenir des groupes et des dates de formation appropriés.

Faire le suivi de la participation à la formation, y compris :

• Assurer le suivi des obligations de formation et s'assurer de leur achèvement.

• Gestion du matériel (liaison avec le siège français) :

• Gérer l'inventaire et les demandes de matériel, en coordination avec le siège français pour les téléphones, ordinateurs, écrans et autres équipements.

Qualifications :

• Éducation : Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent exigé.

• Expérience : Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle de support administratif, de préférence dans une équipe ou un bureau francophone.

• Compétences :

• La maîtrise du français (écrit et parlé) est indispensable.

• La maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) est essentielle.

• Solides compétences en communication écrite et verbale.

• Capacité à hiérarchiser les tâches et à gérer plusieurs projets simultanément.

• Souci du détail et de la précision.

• Comportement professionnel et capacité à préserver la confidentialité.

• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.

• Excellentes compétences interpersonnelles.

• Une expérience du codage de factures est un atout