Job Description Summary

Als Assistentin unterstützen Sie den Regionalleiter, den Standortleiter, die Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen. In dieser Schlüsselrolle fungieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen Management, internen Abteilungen sowie externen Partnern und tragen maßgeblich zu reibungslosen Abläufen und erfolgreicher Unternehmenssteuerung bei.

Job Description:

Aufgaben

• Organisatorische & administrative Betreuung

• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsführungs- und Aufsichtsratssitzungen

• Erstellung und Pflege von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten

• Verantwortung für vertrauliche Dokumente

• Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Erster Kontakt für interne und externe Stakeholder

• Koordination und Kommunikation zwischen Geschäftsleitung, Führungskräften und Konzernbereichen

• Erstellung und Qualitätssicherung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen der Geschäftsführung (Übertragung Unternehmenspflichten, Zoll/Export, sonstige Beauftragungen gem. rechtlicher Vorgaben..)

• Durchführung von Recherchen sowie Analyse und Aufbereitung von Informationen zur Entscheidungsfindung

• Allgemeine Verwaltung

• Betreuung der Schnittstellen / Koordinator zu den internen HR Ops Teams:

• People Operations

• "Benefits" (Rentner, Allianz, deutschlandspezifische Benefits, wie Fitnesszsuchuss, Job Rad),

• "Fleet" (Firmenwagen, Führerscheinkontrolle)

• Verwaltung von Zutrittsrechten (Firmenausweise)

• Vor- und Nachbereitung von Auszahlung Mehrarbeit, Plusstunden

• Koordination Mehrarbeitsanträge

• Koordination von fachspezifischen vorgeschriebenen Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen

• Pflege und Dokumentation Betriebliches Eingliederungsmanagement

• Verwaltung Home Office-, T-Zug-Anträge

• Zeiterfassungsbeauftragter

• Erstellung von allgemeinen Bescheinigungen

• Mitarbeit beim Onboarding/Offboarding Prozess:

• Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome, Rückgabeorganisation

• Mitarbeit bei Events, Onboarding Tage, Audits

• Unterstützung bei der Erstellung von Formularen für Betriebsärztlichen Dienst

• Monatliches HR & Finance Reporting

• Urlaubs-/Krankheitsvertretung

• Ausbildungskoordinator

• Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (mit weiterführender Qualifikation)

• Berufserfahrung als Executive Administrative Assistant

• Abgeschlossene Ausbildereignungsprüfung und Erfahrung in der Ausbildung von Industriekaufleuten

• Kenntnisse in Zeiterfassungssystemen (Vorzugsweise: gfos, MS Systeme, OSCAR, 3SS (Koordination Leiharbeitnehmer))

• Erfahrung mit Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen, Standortregularien

• Kenntnisse in Controlling und Reporting

• Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, beides in Wort und Schrift

• Organisationstalent

Additional Information:

Relocation Assistance Provided: No