JOB DESCRIPTION:

OBJECTIF PRINCIPAL DE LA FONCTION:

Faciliter le travail des collaborateurs ventes et marketing au sein d'une division (Organisation de réunions internes et externes, de déplacements, de séminaires, …). Assurer l'activité administrative liée à la bonne marche de la division. Assurer la gestion des prestations clients (congrès, repas de service, dons sur associations, …) dans le respect des délais, budgets alloués, procédures internes et externes (DMOS). Participer à la mise en place des actions de communication interne et externe. Assurer le suivi des budgets marketing et le reporting qui s'y rapporte selon la réglementation.

MISSIONS ET RESPONSABILITES PRINCIPALES:

GESTION DES PRESTATIONS CLIENTS (CONGRES, DONS SUR ASSOCIATIONS..)

• Lance et coordonne l'ensemble des activités évènementielles (Congrès, Workshop, EPU, symposium, …) mises en place par la direction vente et marketing ;
• Assure le suivi des invitations des acteurs de la santé (médecins/pharmaciens/parameds…) dans le respect des délais, procédures (déclarations CNOM, procédures internes) en collaboration avec la force de vente et selon les budgets alloués par la direction ;
• Interagit avec les prestataires (organisateurs de congrès par exemple) afin régler les points logistiques/emplacement de stand/disposition /communication/symposium… selon les décisions managériales et marketing ;
• Gère et suit les demandes de subventions (constitution du dossier, collecte des signatures, paiement, information auprès de l'association, déclaration en préfecture) en fonction des procédures internes et externes ;
• Suit les règles de compliance Abbott ;

SUPPORT DIRECTION NATIONALE/REGIONALE/ EQUIPE DE VENTE/ MARKETING

• Assure le support administratif lié à l'activité ventes et marketing ;
• Réalise des documents : courriers, rapports, présentations… ;
• Organise les déplacements et voyages professionnels ;
• Propose des prestataires en vue d'organiser des réunions ou des séminaires, en fonction des besoins exprimés par le manager. Organise des réunions internes ;
• En coordination avec les autres services, gère la logistique des réunions et séminaires (proposition de lieux, d'animations, choix des fournisseurs, négociation, coordination de la mise en œuvre des prestations, gestion du budget, contrôle des factures, règlement des litiges ;
• Met en œuvre des mailings et en assure la réalisation.

ASSURER UNE BONNE COMMUNICATION INTERNE/EXTERNE

Communication interne :

• Suit le processus de circulation des documents soumis à la signature et fait les relances nécessaires, en application des procédures internes ;
• Diffuse des documents en interne et en externe, en sélectionnant le mode de diffusion le plus adapté en termes de rapidité, de sécurité et de coût, avec respect de la carte graphique et processus de validation.

Fournisseurs :

• Recherche et propose des fournisseurs (lance des appels d'offres, brief les agences, suit leur réalisation).
• Suit le budget et contrôle de l'adéquation entre les factures et les D.A. ; transmission au signataire, puis à la Comptabilité
• Vérifie si le règlement a été fait, en cas de réclamation des fournisseurs.

Aide à la communication Marketing :

• Propose des Prestataires (standistes, ...) en fonction des besoins exprimés par le marketing/manager avec suivi de la conception/réalisation/mise en œuvre et optimisation du budget associé ;
• Propose des produits promotionnels (sélection de fournisseurs, optimisation des coûts, suivi des commandes, marquage dans le respect des procédures internes…).

QUALIFICATION & COMPETENCES:

Compétences :

• Communication écrite et orale
• Connaissances Pack Office
• Anglais : lu, parlé, écrit
• Procédures CNOM
• Procédures internes

Expérience :

• 3 ans d’expérience secrétariat/communication/marketing.

Formation initiale :

• Bac +2/3 (BTS, Licence), Formation Communication/Marketing.

Stage à pourvoir dès Mars 2026

The base pay for this position is
N/A
In specific locations, the pay range may vary from the range posted.

JOB FAMILY:

Administrative Support

DIVISION:
AVD Vascular

LOCATION:

France > Rungis : Miami Building

ADDITIONAL LOCATIONS: ###WORK SHIFT:
Standard

TRAVEL:

Not specified

MEDICAL SURVEILLANCE:
Not Applicable

SIGNIFICANT WORK ACTIVITIES:

Not Applicable