Job Title

Department Assistant

Job Description Summary

Działy, z którymi będziesz współpracował/a: Industrial Leasing oraz Office Leasing (Cusham&Wakefield).

Job Description

Zakres obowiązków

• Wsparcie zespołów Industrial Leasing oraz Office Leasing w bieżących procesach administracyjnych i operacyjnych.
• Wystawianie faktur sprzedażowych i korekt, zakładanie rezerw oraz współpraca z zespołem finansowym w zakresie rozliczeń.
• Korespondencja z klientami dotycząca fakturowania( podstawowe ustalenia formalne), a także kontakt z działem prawnym w przypadku zmian do umów.
• Zakładanie nowych klientów i supplierów w systemach wewnętrznych.
• Rozliczanie faktur kosztowych oraz archiwizacja dokumentów finansowych.
• Koordynacja procesów AML/KYC
• Koordynacja umów pośrednictwa i doradztwa oraz NDA- bazując na gotowych draftach (uzyskiwanie podpisów elektronicznych i papierowych oraz archiwizacja umów i faktur w dedykowanych folderach)
• Aktualizacja projektów w wewnętrznych systemach i plikach
• Przygotowywanie zestawień i informacji dla działu finansowego na potrzeby zamknięcia miesiąca i prognoz.
• Wsparcie w przygotowywaniu prezentacji oraz standardowych ofert (na bazie gotowych szablonów).
• Wsparcie w onboardingu nowych pracowników: wnioski o dostępy, listy mailingowe, koordynacja formalności.
• Organizacja podróży służbowych dla Heada działu, spotkań działowych, rezerwacja sal oraz sporadyczne wsparcie eventowe.
• Dbanie o porządek w dokumentacji oraz wewnętrznych repozytoriach danych.

Nasze wymagania

• Doświadczenie na stanowisku asystenckim, administracyjnym lub operacyjnym, najlepiej w środowisku doradczym, nieruchomości lub usług profesjonalnych.
• Bardzo dobra organizacja pracy, dokładność oraz umiejętność pracy z wieloma procesami jednocześnie.
• Swoboda w pracy z dokumentami finansowymi (faktury, refaktury, PO) oraz gotowość do współpracy z działem finansów.
• Umiejętność profesjonalnej komunikacji z klientami, zespołami wewnętrznymi oraz działem prawnym.
• Podstawowe zrozumienie procesów AML/KYC lub gotowość do nauczenia się ich w ramach wdrożenia.
• Samodzielność, odpowiedzialność i umiejętność priorytetyzowania zadań.
• Dobra znajomość języka polskiego i języka angielskiego.
• Ciekawość, chęć uczenia się i gotowość do wsparcia transakcyjnego agentów.

INCO: “Cushman & Wakefield”