Condé Nast is a global media company producing the highest quality content with a footprint of more than 1 billion consumers in 32 territories through print, digital, video and social platforms. The company’s portfolio includes many of the world’s most respected and influential media properties including Vogue, Vanity Fair, Glamour, Self, GQ, The New Yorker, Condé Nast Traveler/Traveller, Allure, AD, Bon Appétit and Wired, among others.

Job Description

Location:

Madrid, ES

La figura del Office Assistant se centrará en el apoyo a los miembros de nuestro Equipo de Liderazgo Local, Europeo e Internacional. Con sede en nuestras oficinas de Madrid, será responsable de brindar apoyo profesional, proactivo y confidencial en el día a día. Se convertirá en un soporte clave del Equipo de Liderazgo.El candidato ideal tendrá una amplia experiencia brindando apoyo administrativo a nivel de director o nivel ejecutivo. Será capaz de actuar de manera autónoma y utilizar su iniciativa para priorizar la carga de trabajo con necesidades cambiantes. Contará con excepcionales habilidades organizativas y gran atención al detalle así como una actitud positiva, disposición para aprender y un temperamento tranquilo, organizado y centrado.
Responsabilidades y funciones del puesto:

• Gestión extensa de la agenda, incluida la coordinación y programación de compromisos internos y externos.

• Tareas de Atención: recibir visitas, atender llamadas y gestionar correos electrónicos.

• Ayudar a gestionar la logística de reuniones, incluyendo la reserva de salas, proporcionando detalles para conferencias, configuración de TI, catering, etc.

• Actuar como el primer punto de contacto en nombre de los directores a los que da soporte, atendiendo y respondiendo a consultas y ocupándose de las solicitudes diarias.

• Apoyar en la gestión e itinerarios de viaje, incluida la reserva de hoteles, transporte, solicitudes de visa, moneda, etc.

• Tareas de Administración, gestionando la agenda de los directivos, programar reuniones y preparar documentos.

• Tareas Logísticas del día a día ocupándose de mantener el inventario de suministros necesarios en su área y de ocuparse de los pedidos que sean necesarios, bien directamente o a través de otros departamentos.

• Tareas de Apoyo general, organizando archivos y asegurando que la zona de la oficina de su área esté ordenada y en condiciones haciendo de ella un espacio agradable para trabajar

• Responsable de cumplimentar los formularios de gastos con tarjetas corporativas y la gestión de reclamaciones de gastos.

• Asistir con informes mensuales, presentaciones y otras tareas adicionales que surjan.

• Establecer relaciones clave dentro de la sede de Condé Nast y oficinas en todo el mundo.

• Tomar notas y crear seguimientos de acciones para reuniones relevantes.

• Apoyar a los miembros del Equipo de Liderazgo Global cuando visiten las oficinas en España.

• Mantener la documentación del departamento actualizada

• Ayudar a organizar reuniones y eventos internos del departamento (por ejemplo, desayunos, eventos, almuerzos del equipo, etc.).

​Requisitos y cualidades que se valoran para el puesto:

• Nivel bilingüe de inglés (valorar otros idiomas mercado europeo)

• Experiencia relevante en un rol similar brindando apoyo a nivel ejecutivo.

• Experiencia en gestión de agenda y viajes, incluidas visas, programación e itinerarios complejos.

• Extremadamente organizado, con habilidades excepcionales de gestión del tiempo y capacidad para priorizar de manera eficiente.

• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. Capacidad para crear presentaciones y hojas de cálculo.

• Manejar información sensible con la máxima discreción y mantener la confidencialidad en todas las interacciones.

• Personalidad tranquila y centrada, capaz de manejar situaciones de alta presión con eficacia y profesionalidad.

• Proactivo y motivado, con capacidad para mostrar iniciativa en todas las situaciones y asumir responsabilidad por sus acciones.

• Conocimiento de Office / GSuite / Google Calendar.

• Perfil digital first.

What happens next?

If you are interested in this opportunity, please apply below, and we will review your application as soon as possible. You can update your resume or upload a cover letter at any time by accessing your candidate profile.

Condé Nast is an equal opportunity employer. We evaluate qualified applicants without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, veteran status, age, familial status and other legally protected characteristics.