Les missions du poste

Sous la responsabilité du hiérarchique du Responsable de site, vous apportez votre support, en réalisant diverses tâches administratives et en maintenant le contact avec le client et les fournisseurs. Vous êtes donc amené à intervenir auprès des fournisseurs, en garantissant la qualité des services délivrés, sous délégation des Coordinateurs et/ou des responsables des Sites. Vous aurez également comme mission la bonne réalisation des opérations en prenant en charge le management EHS pour l’ensemble des activités gérées par CBRE GWS France sur les sites.

En nous rejoignant, vos principales missions seront :

1. Finance

• Rédaction des devis et suivi du processus de validation ;
• Gestion et suivi des factures fournisseurs ainsi que des bons de commande. Reporting d’activité à destination du responsable finance France ;
• Intégration et suivi des factures sur la plateforme dédiée ;
• Création des bons de commandes (PO) sur l’outil CBRE.

1. Data management

• Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions avec le client ou en interne ;
• Préparation des présentations en fonction des projets supportés ;
• Gestion des espaces de partage et de la documentation présente sur les plateformes internes ainsi que celles communes avec le client.

1. Achats

• Mise en place des contrats avec nos prestataires ;
• Suivi des plannings de livraison fournisseurs ;Réaliser les actions de relance fournisseurs (Devis/Factures, prestations, etc…).

1. HSE :

• Mettre en place et suivre les standards, processus HSE CBRE (e logbook) ainsi que celles du client du scope contrat ;
• S’assurer de la bonne réalisation des actions conformément aux attentes ;
• Maintenir à jour les formations/habilitations HSE pour l’ensemble des collaborateurs de l’équipe CBRE sur site ;
• Réaliser et maintenir à jour les plans de prévention des intervenants extérieur au titre du contrat ;
• Assurer une sensibilisation Sécurité à l’ensemble des prestataires et de l’équipe CBRE sur site.

Le profil recherché

Titulaire d'un diplôme bac+3/+5 type universitaire ou école de commerce, vous disposez d'une première expérience réussie sur ce type de poste. Vous aimez évoluer dans un environnement international dynamique.

Vos compétences :

• Solides connaissances informatiques : Excel, Powerpoint, Outlook et Teams
• Polyvalence
• Bonne rigueur
• Travail en équipe
• Capacité d'adaptation et proactivité
• Anglais courant requis
• Bonnes compétences en communication verbale/écrite
• Solides compétences interpersonnelles et orienté solution
• Sensibilité aux normes HSE
• Organisation/Rigueur, Autonomie
• Réactivité, gestion de la relation client